テレワークをされている人、どんどん増えていると思います。
仕事の効率という観点ではどうでしょうか？
「家だとなんとなくだらけてしまう」
という人もいるでしょうし、
「割込みが入らないので、すごく集中できる！」
という人もいるでしょう。
後者はテレワークも悪くはないと思われていると思います。
でも、集中できるからこそ、改めて見直してほしいことがあります。
何に集中していますか？
会社によっては、テレワーク中の勤怠管理のために、一日の作業計画書を作るところもあるでしょう。
そういう仕事をされている方こそ、計画と実績に違いは出ていませんか？
やろうと思っていたことが、結局一日終わってみたらできなかったということはありませんか？
いったい何に時間を使っているのでしょう？
もしかして「メール処理」だったりしませんか？すごく集中してメール処理に時間をかけていませんか？
ぜひ、テレワークの最中にどんな作業にどれだけの時間を割いたか記録に残してみてください。
これまでメール処理時間を意識していなかった人は、あまりの多さにびっくりするのではないかと思います。
さらには、メールを読む時間と書く時間に分けて計測してみてください。
メールを書く時間にびっくりすると思います。ちなみに全体の時間ではなく一件当たりの時間で読む時間と比較してください。
「そりゃ、読むだけと違って書くんだからあたりまえでしょ！」
というご意見あると思いますが、それにしても凄い差になる思います。
これは、「書く」という作業だけではなく、その前に「考える」というという作業が入るからです。
この「考える」は本文の内容を考えるだけではなく、相手に気を遣った「言い回し」だったり、「写しを誰に送るべきか」などを考えている時間がばかにならないものです。
メールを書くのも仕事のうちだと思いますが、多くの人にとっては「本質的な」仕事ではないはずです。
なので、できるだけメール作業は効率化して、本質的な仕事に集中できるようにしましょう。
まず、メール処理の時刻を決めましょう。その時刻までメールは一切見ない。そのためにはメールの着信通知はオフにしましょう。
メール処理も読む時間と書く時間を分けましょう。読んでいるときに返信が必要だと思ったら、フラグを立てるだけにしてどんどん読み進めましょう。そして、書く時間は一心不乱に書きましょう。
ある程度メールの文章にパターンがあるなら、どんどんテンプレートをつくってコピペしましょう。
たとえ、ある回答によってはテンプレート文章からの修正が必要な部分があっても、最初からタイプするよりも断然早いはずです。
そして最後に肝心な点は、そのような工夫をしたら再度時間を計って、どれぐらい短縮されているか確認しましょう。
効果がわかれば、もっと効率化しようというモチベーションが湧きます。
