効率よく整理をするテクニック

今日は整理のやり方について書きたいと思います。

最初に「整理」と「掃除」は違います。

私は部屋の整理は好きですが、掃除は嫌いです。

「整理」は物の配置を整えることですが、「掃除」はホコリや汚れをはらって綺麗にすることです。なので、目的や結果が大きく異なる事に注意してください。

まずやみくもに整理に取り掛かると、手戻りが発生して結果的に無駄な時間を使ってしまいます。

やみくもに取りかかるとは、目についた「整ってない部分」をまず整えようとしてしまうことです。

「それらのものをひとまずこっちに置いて…。」などとやっていると、上手くいかなくなって破綻します。なぜなら

作業をしていくと結局、「さっきここに置いたやつは、あそこにこの箱と一緒にしたほうがいいわ…」思い直してやり直す。

みたいなことが始まって、あっちのものをこっちに置いて、などと何度もくり返すことになってしまうからです。

では、どうすればいいのか?

ゴールイメージを持つ

整理に取りかかる前、最初に「全体が最終的に整理されている状態」をまずイメージするところから始めましょう。つまり設計図を書くわけです。

ゴールを描くことができた後で、その状態に持っていくには、何をどういう順番で動かせばいいかを考える訳です。

そうすることで手戻りを最小限に抑えることができるようになります。

なぜ、今日こんな事を書いているかというと、まさに自分が失敗したからです。

失敗と言っても、部屋の整理ではなく仕事で使う情報の整理です。

それはプロジェクトごとの担当者をリストに整理するという作業でした。

そして、他の人の作業を肩代わりするような形でスタートした訳です。

何となく他の人がやっていたことは理解していたので、「整理だからプロジェクトごとに担当者にメールを送って、得られた情報をExcelに埋めていけばいいや」ぐらいの感覚で始めてしまったのが大きな間違いでした。

担当者から返事が送られてくるのをExcelに埋めながら、

  • 「しまった、ここは担当者にこういう質問の仕方をすればよかった…。」
  • 「あれ?ここの意味はどっちだろう?担当者からはあいまいな返事が来てしまった」
  • 「エクセルの分類項目をこうした方がわかりやすいぞ」

などとやってしまった訳です。

一番大きな問題は、「何のために整理するか」ということを自分自身がちゃんと認識せず、頭の中でなんとなく「こうすればいいだろう」と考えていたのがよろしくなかった。

つまり「ゴールイメージ」がクリアで無かったわけです。

ゴールイメージをはっきりさせておけば、Excelの項目がどうあるべきかもあらかじめ決められましたし、その項目の情報を得るための適切な質問も前任者に確認した上で、ちゃんと考えられたと思います。

もう一つ書きたかったことは…

ゴールイメージを正しく認識するのは、コーチングの世界でもとても重要なことだということです。

クライアントの方が「本当に実現したいゴール」は何なのか?

「できたらいいなぁ」とか「やらないといけないから…」というのは大抵、真のゴールではありません。

そこを間違うとコーチングはうまく機能しません。

だからコーチングでは、最初に正しいゴールを探す活動をします。

ということを、思い出した一日でした。

 

 

 


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