仕事をモレなく、効率よく進める手法（テクニック？）として「タスク管理」という言葉を聞いたことがある方も多いと思います。
この手法の重要な原則の一つに
「できるだけ仕事は細分化する」
という物があります。
例えば
「提案書を書く」
という仕事を
- 情報を収集する
- 提案書のテンプレートを入手する
- 目次を書く
….
などに分割します。さらに「情報を収集する」はもっと細かな作業に分割できると思います。
このようにすることで、「何をすればいいか」ということが一目瞭然となり、その作業に取り掛かるハードルが劇的に下がります。
もし分割しないと、頭の中では次のようなことが起こります。
本当は仕事が複数個あるのに、一つだと思って手をつけようとします。
そうすると、複数の仕事の段取りを考えることになり、頭が混乱してなかなか先に進めなくなるのです。
判断のハードルを下げる
実は、何かの判断をする時も同じようなことが起こります。
判断しなければいけないことが複数あって、しかも互いに関係している場合は、
「もし、こっちをこうしたら、あっちはこうなるし…」
となかなか決められないことがありませんか？
これは複数のことを同時に判断しようとしているからです。
こういう場合は、まず対象を一つに絞って、先にそれを決めてしまいます。
他のことはまず無視してかまいません。
その一つのことに対して「どうすればいいか？」だけを考えて判断してください。
それが決まってから、他の事を判断するようにします。
もし、他の事を判断した結果、最初の判断に影響が出てくればまた戻ればいいんです。
判断の結果を自分以外の人に伝えなければ、判断を変えても何の問題もありません。
何度でも変えていいんです。そうやっていくうちに、だんだんと正しい判断の組み合わせが出来上がっていきます。
このやり方をすると、判断の迷いは必ず減ります。
細分化する
このようにして、判断の対象を細分化していくと、いくつかメリットが出てきます。
それは判断の精度がだんだん上がってくることです。
対象の範囲が狭くなってくるので、判断を間違う確率が減ります。
さらに、細分化することでより原則的な判断をすることになるので、自分なりの「基準」が生まれて判断の再利用がやりやすくなります。
つまり、「こういう時にはこうする」というルールが生まれます。
ルールになればしめたもので、判断は一瞬でできるようになります。
作業も判断も細分化すれば、とっかかりやすくミスも少なくなります。
「これって、細分化できないかな？」
とプラスアルファで考える癖をつけませんか？
