コミュニケーションは円滑な人間関係を築くための重要なスキルですが、伝えたいことを効果的に伝えるためには、3つのステップを意識することや、目的に合わせた適切なアプローチが必要です。
この記事では、効果的な伝え方の基本ステップと、目的別の具体的な説明をご紹介します。
伝え方の基本のステップ
コミュニケーションを円滑にするためには、以下の3つのステップを順番に進めることが大切です。
ステップ1: なぜなのか？ (Why)
まず、自分の伝えたいことの目的を考えましょう。
なぜその情報を伝える必要があるのかを相手に納得してもらうために、背景情報を共有することが効果的です。
ステップ2: 何をなのか？ (What)
次に、具体的な伝えたいことを明確にしましょう。
相手にとって理解しやすい言葉を使い、分かりやすく説明します。
もし相手の意見と異なる点がある場合は、その違いを明確にし、共通する部分に焦点を当てて話すことが重要です。
自分の主張や意見を伝える際には、その理由も明確にしましょう。
なぜそのような主張をするのかを相手に理解してもらうことで、双方のコミュニケーションがスムーズに進みます。
ステップ3: どうやってなのか？ (How)
相手に何かをしてもらいたい場合は、最後にやり方を伝えます。
このステップは先に述べたWhyとWhatが理解されていることが大前提です。
相手がなぜその行動をとる必要があるのかを納得してもらわないと、コミュニケーションが成立せず、単なる指示になってしまいます。
何かをして欲しい時はどうしてもやり方を話したくなりますが、ぐっとこらえて先にWhyとWhatを説明するようにしましょう。
目的別の説明
それでは次に、目的別の具体的な説明を見ていきましょう。
何かを説明して理解してもらう
この目的で伝える際に重要なのは、相手に正しく理解してもらうことです。
相手の視点に立って情報を整理し、自分と共通の土俵に立ってもらうことが理解を深めるポイントです。
そのためには、相手が理解しやすい言葉や具体的な例を使い、分かりやすく伝えることが大切です。
相手の意志とは違う事を説得する
この目的で伝える際は、相手との意見が異なる場合でも説得することを考えます。
相手との意見が異なる場合は、まず共通の利益や価値観を見つけ、その点に焦点を当てて話します。共感を得ることで、相手に対する説得力が高まります。
自分の主張や意見を伝える際には、その背後にある理由を正確に伝えます。情報やデータを用いて説得力を持たせることが重要です。
相手に何かをしてもらう
この目的で伝える際は、その行動がなぜ必要なのかを説明します。
相手が納得して行動してくれるようにすることで、コミュニケーションがスムーズに進みます。
そして、相手にとってのメリットや良い結果を明確に伝えます。相手にとっての利点を強調することが大切です。
これらのステップを目的別に応用して、相手とより良いコミュニケーションを築くことができるでしょう。
相手の立場やニーズに合わせて、適切なコミュニケーションを心掛けてください。
