コミュニケーションは私たちの日常生活やビジネスにおいて非常に重要です。
人に何かを説明する際、相手にスムーズに伝えるためにはいくつかのポイントがあります。この記事では、相手にわかりやすく説明するためのアプローチについて考えてみました。
1. 相手のニーズに合わせる
人に何かを説明するとき、スムーズに相手に伝わっているでしょうか？
コミュニケーションの鍵は、相手の立場やニーズを理解し、そのニーズに合わせて情報を提供することです。
途中で相手が困惑しているような顔をしていませんか？
また、逆にあきらめて聞き流しているような雰囲気はありませんか？
せっかく一所懸命説明しても、相手に内容が正しく伝わっていないと意味がありません。
うまくいかない時は、伝えたいという気持ちが一方通行になっていないか注意してください。
2. 相手が知りたいことを知りたい順序で説明する
この観点で一番注意したいのは、
「相手が知りたいことを知りたい順序」
で説明しているかということです。
一所懸命説明する人が一番陥りやすい罠が
「自分が説明したいことを説明したい順序」
で説明してしまうことです。
2.1 事前の準備
まず、相手が背景情報をどこまで知っているかをリサーチしましょう。
相手の立場になって、知りたいことと順番を想像し、事前に考えておくことが重要です。
ただ、相手の理解度を正確に予測できるとは限らないため、柔軟性が求められます。
2.2 説明本番（オープニング）
もし可能であれば、説明の最初に「どこまでご存知ですか？」と確認することで、相手の知識レベルを把握できます。
相手の知識と話す内容のギャップがあることがわかったら、話をはしょったり、追加の説明を行ったりしましょう。
2.3 説明本番（説明中）
説明を始める際は、相手の理解を妨げないように気を配りましょう。
相手の表情に注意し、困惑の兆候が見えたら、説明を一時停止して、
「何か不明なところはありますか？」
と確認しましょう。
一気に話し続けることは避け、相手に話す機会を与えるために合間を取りましょう。また、相手に
「ここまでは大丈夫ですか？」
と問いかけることで、相手の理解度を確認できます。
3. 双方向のコミュニケーション
コミュニケーションは双方向のプロセスです。一方通行の説明ではなく、お互いに情報を交換し合うことが重要です。
自分が伝えたいことと相手が知りたいことのギャップが大きい場合、正直に伝え、相手と協力して理解を深めましょう。
最終的なゴールは、双方の理解が一致することです。相手が知りたい順序で説明することで、より効果的なコミュニケーションを実現し、共感と理解を促進することができます。
相手に合わせた説明のアプローチを心掛け、コミュニケーションスキルを向上させましょう。
